在庫数だけでなく『なぜ変わったか』を残すようにした話

在庫管理を始めたとき、最初に必要だと思ったのは現在数が分かる一覧でした。

ところが複数人で使い始めると、数字だけでは足りませんでした。在庫が想定と違うときに、いつ、どのように変わったのかが分からないからです。

そこで、自作アプリでは現在数に加えて、変更前後の数量と日時を履歴として残すようにしました。

目的は高機能な在庫システムを作ることではありません。数字に疑問があったとき、確認を始められる場所を作ることでした。

現在数だけでは差異の理由が分からなかった

現在数が表示されていても、その数字が入荷で増えたのか、使用して減ったのか、棚卸しで修正されたのかは分かりません。

昨日の数字と違っていても、結果だけが上書きされていれば、どこから確認すればよいか判断できませんでした。

在庫数は結果です。自分たちの運用では、その結果へ至る変更を確認できることが必要でした。

日常の更新と棚卸しでは操作が違った

日常では、入荷や使用に合わせて数量を増減します。一方、棚卸しでは実際に数えた数量へ合わせて修正する場合があります。

一つの操作だけに決めるより、実際の作業に合う入力方法を用意し、どちらの場合も変更の履歴が残る方が使いやすいと判断しました。

直接入力は便利ですが、値を間違える可能性もあります。そのため、修正前と修正後を見返せることが重要です。

変更前後と日時を履歴へ残す

在庫を更新したときは、変更前の数量、変更後の数量、変更した日時を確認できるようにしました。

履歴があれば、数字が合わないときに、その前後で何があったかを調べる手掛かりになります。

ただし、履歴があるからミスがなくなるわけではありません。間違いが疑われたときに、確認する場所ができたという意味です。

複数人で使うと確認方法が必要になる

一人で決まったPCから更新する場合と違い、複数人が使うと、近い時間に同じ在庫を変更する可能性があります。

アプリ側でも重複した更新を避けるための対策は必要ですが、仕組みだけで数字の正しさを保証することはできません。

通信状態や入力のタイミングもあるため、疑問がある場合は現在数と履歴の両方を確認します。

Excelで十分な在庫管理もある

扱う商品が少なく、更新する人が限られているなら、Excelは始めやすく変更もしやすい道具です。

自分たちの場合は、複数人が現場から更新し、数字が変わった理由を後から確認したいという条件がありました。そのため、入力と履歴を同じ仕組みに組み込む価値があると判断しました。

Excelと自作アプリをどう使い分けたかは、現場仕事の管理アプリを自作した理由でもまとめています。

履歴があっても実在庫の確認は必要

アプリに残る履歴は、実際に棚にある在庫そのものではありません。

入力を忘れることも、数を間違えることもあります。最終的には棚卸しを行い、実在庫とアプリの数字を照合します。

履歴が増えるほど、必要な変更を探しやすくする工夫も必要です。記録を残せば終わりではなく、確認に使える形を保つ必要があります。

まとめ

在庫管理では、現在数を表示するだけでは、数字が変わった理由を確認できませんでした。

そこで、変更前後の数量と日時を履歴へ残し、差異があったときに調べられるようにしました。

履歴があっても入力ミスや実在庫の確認はなくなりません。自分たちに必要だったのは、数字を絶対に正しくする仕組みではなく、疑問があったときに変更をたどれる仕組みでした。