Excelで足りなかった。現場仕事の管理アプリを自作した理由

自分の仕事では、最初から管理アプリを使っていたわけではありません。

畳屋の現場に関する情報は、まず紙で管理し、その後Excelやスプレッドシートへ移しました。それだけでも検索や共有はしやすくなり、紙だけの頃より便利になりました。

それでも、現場でスマホから入力すること、案件ごとの状態を見ること、写真・予定・担当者をまとめて扱うことには不便が残りました。

Excelが悪かったのではありません。自分たちの業務で繰り返す操作に、専用の画面が必要になったことが、自作アプリへ進んだ理由です。

最初は紙で管理していた

紙には、すぐ書ける、現場へ持って行ける、特別な操作を覚えなくてよいという良さがあります。

一方で、案件が増えるほど探す時間がかかります。予定を変更したとき、別の人へ伝えるとき、過去の内容を確認するときには、紙がどこにあるかから探すこともありました。

紙をなくしたかったというより、後から探して使う情報が増え、紙だけでは追いにくくなりました。

Excelとスプレッドシートへ移した

次に、案件情報をExcelやスプレッドシートで扱うようにしました。

一覧で見られる、並べ替えられる、検索できる、同じ形式で記録できる。紙と比べると、情報を整理する力は大きく上がりました。

この段階で解決した仕事もあります。表として整理でき、決まった人がパソコンから更新する業務なら、今でもExcelの方が早く作れて扱いやすい場合があります。

スマホから入力しづらかった

困ったのは、現場でスマホから情報を見る、入力する、更新する場面です。

パソコンでは見やすい表でも、スマホでは列が横に続きます。必要なセルを探し、入力位置を間違えないように拡大しながら操作すると、現場では負担になりました。

実際の役割分担は、PCでは一覧を見ながら管理し、スマホでは現場での確認と入力を行う形が中心です。

「一覧として正しい」ことと、「現場で入力しやすい」ことは別でした。

現場ごとの状態を管理しにくかった

案件には、まだ確認中なのか、予定が決まったのか、作業が進んでいるのかなど、その時点の状態があります。

表でも状態は記録できます。しかし、自分たちが次に見るべき案件だけを出したり、状態に応じて必要な操作を変えたりするには、列やフィルターの使い方を全員でそろえる必要がありました。

自分たちの業務では、表全体を見るより、「今この現場で何を確認するか」が先に分かる画面の方が使いやすいと感じました。

写真・予定・担当者が分散した

現場の情報は文字だけではありません。

写真、予定、担当者など、確認したい情報が別々の場所に分かれると、案件一覧を見た後に別の保存先や予定表を開きます。情報が存在していても、現場単位でつながっていないことが問題でした。

一つの巨大な表へすべて詰め込むと、今度は列が増えて使いにくくなります。表を増やすだけでは、行き来する手間を解決できませんでした。

自分たちの業務に合うUIが欲しくなった

欲しかったのは、多機能な業務システムではなく、自分たちが使う順番に情報が出る画面です。

スマホでは必要な項目だけを大きく表示する。案件の状態に合わせて次の確認先を分かりやすくする。写真、予定、担当者を同じ現場からたどれるようにする。

この「使う順番」を表計算へ無理に合わせるより、画面を自分たちの仕事へ合わせる方がよいと考えました。

AIを使って自作アプリを開発した

自分は本業のソフトウェアエンジニアではなく、畳屋です。そこで、AIを仕様整理、コード作成、エラーの切り分けなどに使いながら、自分たちの業務に合うアプリを作りました。

AIへ頼めば全部完成するわけではありません。現場で何が困るのか、どの操作を残すのか、出てきたコードが意図どおりかを判断するのは自分です。

AIへ目的、条件、避けたいことを伝える基本は、AIにうまく依頼するためのプロンプト入門で整理しています。また、最初から大きく作らず不便を一つに絞る考え方は、個人開発は小さな不便から始めるにもまとめています。

今でもExcelの方がよい場面

Excelには、始めるまでが速く、計算や集計をその場で変えやすい強みがあります。

たとえば、短期間だけ使う集計、試しに始める管理、項目がまだ固まっていない業務は、Excelで形を試す方が速いです。

Excelで実際に運用すると、必要な項目、使わない列、繰り返している操作が見えてきます。その結果を見てから、専用アプリにする価値があるか判断できます。

自作アプリは、開発、テスト、データ管理、権限、バックアップ、修正を自分たちで続ける必要があります。そのコストを払ってでも、毎日の操作を現場へ合わせたいときに選ぶものだと考えています。

過剰設計と機能追加で失敗した

自作できるようになると、便利そうな機能を次々に足したくなります。

しかし、入力項目やボタンを増やしすぎると、現場で迷う時間も増えます。先の使い方を想像して作り込んでも、実際には使わない機能になることがありました。

そこで、今は「今の作業で本当に困っているか」「誰が、いつ使うか」「追加後も保守できるか」を見てから機能を増やします。作れることと、必要であることを分けるようになりました。

まとめ

紙からExcel・スプレッドシートへ移しただけでも、現場の情報管理は便利になりました。

それでも自分たちの業務では、スマホ入力、案件ごとの状態、写真・予定・担当者のつながりに不便が残りました。そのため、AIを使いながら現場の操作順に合わせた自作アプリへ進みました。

Excelが足りないのではなく、Excelが得意な仕事と、専用画面が必要な仕事が違います。開発と保守のコストを受け入れてでも、日々の現場で使いやすくする価値が自分たちにはありました。