案件だけでは管理できなかった。現場の予定表を作り直した理由

現場仕事の予定は、案件に関係するものが中心だと考えていました。

施工日や納品日なら、案件を開けば確認できます。しかし実際の一日には、集金、材料の確認、電話、休みなど、特定の案件に属さない予定もあります。

これらを登録するためだけに仮の案件を作ると、案件一覧へ本来の仕事ではないデータが混ざります。反対に、予定表を完全に別にすると、案件に登録済みの日付をもう一度入力することになります。

そこで、案件に属さない予定を追加でき、案件の日付も同じ流れで確認できる予定表へ作り直しました。

案件に属さない予定があった

仕事の予定には、現場作業以外の用事もあります。

• 集金や連絡
• 材料の入荷確認
• 現場へ行く前の確認
• 休みや社内の予定

どれも一日の動きを決める情報ですが、必ずしも一つの案件へ結び付くものではありません。

「予定はすべて案件の中にある」という前提が、自分たちの実際の動きと合っていませんでした。

予定のために仮の案件を作る設計は避けたかった

案件に属さない用事まで案件として登録すると、本来管理したい現場仕事と、予定を置くためだけのデータが同じ一覧に並びます。

あとから見た人には、その案件が実際の仕事なのか、予定のために作ったものなのか分かりません。

入力できることよりも、仕事の記録として意味が通ることを優先し、案件に属さない予定は予定として扱うようにしました。

案件の日付は二重入力しない

予定を別に扱えるようにしても、案件にすでに登録している重要な日付を、予定表へもう一度入力したくはありませんでした。

案件側にある日付は予定表でも確認できるようにし、電話や集金など追加の用事だけを人が登録します。

これにより、案件の日付と社内の用事を同じ予定表で見ながら、同じ内容を二重に入力する場面を減らしました。

同じ予定表で一日の流れを見る

案件に関係する仕事だけでなく、その前後にある連絡や材料確認も含めて見られるようになりました。

案件一覧は仕事の内容を管理する場所、予定表は一日の動きを確認する場所です。同じ情報を持ちながら、目的に合わせて見せ方を変えています。

紙やExcelだけでは管理しにくかった背景は、Excelから現場向けの管理アプリへ移した記事でも紹介しています。

普通の予定管理なら既存カレンダーで十分

一般的な予定を登録し、通知や繰り返し設定を使うだけなら、Google Calendarなどの既存ツールで十分です。

自作すると、表示、編集、権限、保守を自分たちで続けなければなりません。既存カレンダーの機能をすべて作り直すつもりはありません。

自分たちが必要だったのは、案件の日付と社内の予定を同じ仕事の流れで確認する範囲でした。

人の確認は残る

予定表へ表示されている日付が、実際の作業予定として確定しているとは限りません。

追加した予定の担当や時刻が正しいか、案件由来の予定と重複していないかは、人が確認します。

予定をまとめて見られるようになっても、調整や最終判断まで自動になったわけではありません。

まとめ

現場の予定は、すべてが案件に属するわけではありませんでした。

そこで、案件に属さない用事を予定として登録し、案件にすでにある日付も同じ流れで確認できるようにしました。

普通の予定管理なら既存カレンダーで十分です。自分たちの場合は、案件と社内の動きを一緒に見たいという困りごとに絞って予定表を作り直しました。